Annexe C — Secrétaire

Version 0.11 du 29 octobre 2026 — Projet à adopter et à approuver.

1. Responsabilités

1.1. Rendre compte au président.

1.2. Préparer les ordres du jour et transmettre les convocations et documents dans les délais. Organiser les validations et autorisations d’affichage avant diffusion.

1.3. Vérifier et consigner le quorum des assemblées générales à l’ouverture et lorsqu’une perte est signalée. Organiser une nouvelle convocation après annulation.

1.4. Consigner les motions, amendements, votes et comptes rendus. Pour le comité, distinguer décisions, recommandations, responsables et échéances.

1.5. Signer les procès-verbaux et remettre une copie signée au service de comptabilité.

1.6. Communiquer les avis, décisions, documents et mises à jour aux membres. Tenir les copies dans les locaux et fournir un accès à chaque nouveau membre.

1.7. Tenir les registres, la correspondance, les coordonnées des membres et la liste d’attente des membres associés. Protéger les renseignements personnels et préparer les versions consultables.

1.8. Classer et archiver les dossiers. Assurer les sauvegardes, les essais de restauration, les accès du suppléant et la relève.