Règlement 3 — Assemblées et réunions

Version 0.11 du 29 octobre 2026 — Projet à adopter et à approuver.

1. Calendrier

1.1. Le calendrier annuel tient compte des entraînements. Les dates des assemblées et des activités sont communiquées aux membres et affichées dans les locaux. Aucune période de l’année n’est exclue.

2. Convocation et documents

2.1. La convocation indique la date, l’heure, le lieu et, s’il y a lieu, le moyen de connexion. Les délais de convocation et de modification des textes sont ceux du règlement sur l’administration et du paragraphe 11.1 des statuts. Les documents utiles sont transmis normalement 7 jours avant la séance. Le dépôt des propositions et l’affichage de l’ordre du jour suivent la réf. A, chap. 9-4, para. 41 et la réf. A, chap. 9-4, para. 42.

3. Quorum

3.1. Le quorum est celui du paragraphe 9.3 des statuts et de la réf. A, chap. 9-4, para. 43. Sans quorum après 30 minutes, l’assemblée est annulée et convoquée de nouveau. Si le quorum est perdu, les points non décidés sont reportés et les membres en sont informés.

4. Déroulement des assemblées

4.1. La préparation et le déroulement des assemblées, les motions, les débats et les scrutins suivent la réf. A, chap. 9-4, tableau 9-4-4. La tenue et l’approbation des procès-verbaux suivent la réf. A, chap. 9-4, para. 29 et la réf. A, chap. 9-4, para. 44. Les modalités locales d’avis et de diffusion restent celles du présent règlement.

4.2. Les abstentions et les seuils particuliers appliqués sont consignés au procès-verbal. Un décompte contesté est vérifié; un vote erroné est repris.

5. Réunions du comité

5.1. Les participants à une réunion du comité reçoivent la date, le lieu ou le moyen de connexion, les sujets et les documents utiles. Le compte rendu distingue les décisions du comité, les tâches de préparation et les recommandations à l’assemblée. Chaque suivi indique un responsable et une échéance.

6. Communication

6.1. Les avis, propositions, décisions et mises à jour sont annoncés sur un canal commun accessible à tous les membres et par affichage. Un accès équivalent est offert sans moyen numérique. Les validations et autorisations d’affichage précèdent la diffusion, dans le respect des délais de consultation. Le relevé des décisions et le projet de procès-verbal sont accessibles dans les 14 jours suivant l’assemblée; leur statut et les approbations attendues sont indiqués. Le procès-verbal adopté remplace le projet.

7. Accès aux documents

7.1. Un répertoire commun et une copie dans les locaux donnent accès aux textes et documents destinés aux membres. À l’admission, chaque membre reçoit l’emplacement des documents et le canal d’avis. Une copie est fournie sur demande et toute modification approuvée est annoncée.

7.2. Les versions consultables protègent les renseignements personnels, médicaux, de sécurité et de finances personnelles. Toute restriction est expliquée et peut être soumise au président, puis à l’autorité compétente. Les décisions collectives et leur incidence financière restent consultables. Le site public diffuse uniquement les documents autorisés; les dossiers réservés aux membres et les pièces confidentielles sont conservés dans un répertoire interne protégé, hors de GitHub.

8. Plaintes et suggestions

8.1. Les suggestions, plaintes et commentaires sont reçus selon le règlement sur l’administration. Seuls les éléments destinés au suivi collectif figurent au registre. Le suivi collectif est communiqué sans renseignements personnels. Les questions relevant des membres sont soumises à l’assemblée. Les demandes urgentes sont transmises directement au président; leur suivi collectif est inscrit à la prochaine séance.

9. Conservation et relève

9.1. Les dossiers sont classés par catégorie : textes, convocations, ordres du jour, procès-verbaux, décisions, finances, inventaires et correspondance. Les documents portent leur date, version et statut, avec les preuves d’adoption et d’approbation. Les anciennes versions sont archivées. Les dossiers du comité et des assemblées sont distincts; leurs recommandations et décisions correspondantes sont reliées.

9.2. Le secrétaire organise les sauvegardes, vérifie leur restauration et assure la continuité des accès avec un suppléant désigné. La relève comprend l’inventaire des dossiers, le transfert sécurisé des accès, une vérification de restauration et les suivis en cours. La fréquence des sauvegardes et les moyens sont adaptés aux outils utilisés; la conservation respecte les exigences applicables.