Mess du 9 EG9e Escadron du génie Statuts et règlements
Constitution originale transcrite
Texte de référence

Statuts et règlements du Mess et Instituts du 9e Escadron du génie

Manège militaire de Rouyn-Noranda
97, rue Perreault Est, Rouyn-Noranda, Québec

Adoptés à l’assemblée générale du Mess, le 10 septembre 2022.

9e Escadron du Génie — Le 20 août 2024

Avant-propos

  1. La constitution du Mess et Instituts est publiée sous l’autorité du commandant du 9e Escadron du Génie et doit être mise en application par tous les membres du Mess et Instituts du manège de Rouyn- Noranda.

  2. Ce document servira de base pour les réunions du mess. Tout amendement à cette constitution doit être voté par les membres du mess et présenté au commandant pour approbation.

  3. La date du dernier amendement à cette constitution est le 10 septembre 2022

Le Commandant
Capitaine R. Poirier

Dispositions

1. Les dispositions de la DOAD 5045-0 et du A-PS-110-001/AG-002 sont applicables au 9e Escadron du Génie (9 EG).

  • Note 1. Pour faciliter la rédaction du texte, les positions des membres du comité du mess sont indiquées au masculin mais doivent être interprétées dans l’un ou l’autre des deux sexes selon la personne en position.

  • Note 2. Le terme commandant spécifie le commandant du 9 EG.

Nom

2. Ce mess sera désigné par “Mess et Instituts”. Par contre, le local regroupant les soldats, caporaux et caporaux-chef sera désigné sous l’appellation de « Club Chimo » et le local regroupant les sergents et plus gradés sera désigné « Mess Combiné ».

Objet

3. La présence d’un mess dans l’enceinte du manège militaire a pour but d’entretenir un esprit de corps, amenant par le fait même la présence d’une certaine efficacité et d’un certain bien-être au sein de l’unité. Cela permet également aux membres de mieux se connaître. Il y aura 2 locaux pour préserver l’intimité de chaque groupe et conserver ainsi un leadership au sein des troupes.

Membres

4. Les membres du mess sont ordinaires, associés, ou honoraires II est à noter que seuls les membres ordinaires peuvent faire partie du comité du mess.

  • a. Membres ordinaires.

  • (1) Personnel militaire ou civil travaillant au 9 EG.

  • (2) Personnel militaire ou civil attaché au 9 EG (exemple : personnel du centre de recrutement et membres CIC des différents corps de cadets).

  • b. Membres associés.

  • (1) Toute autre personne désireuse de devenir membre associé doit adresser par écrit une demande officielle au président. Cette demande doit être appuyée par un membre ordinaire et affichée au moins 30 jours avant une assemblée générale. Si un membre juge qu’un candidat ne peut devenir membre associé, il doit faire part de ses observations/objections par écrit au président. De plus, la demande sera évaluée par le comité du mess pour acceptation. Néanmoins, il incombe que la demande soit présentée à l’assemblée générale suivante pour fins d’approbation.

  • (2) Le total des membres mentionnés en (1) est limité à 65% du total des membres ordinaires; le secrétaire du comité dressera une liste d’attente au besoin.

  • (3) À l’occasion de la première assemblée générale ordinaire ou extraordinaire de chaque année civile, le comité du mess doit présenter la question du renouvellement de tous les membres associés pour l’année financière suivante (du 1er avril de l’année courante au 31 Mars de l’année suivante).

  • (4) Le comité du mess peut annuler les privilèges d’un membre associé pour non-paiement des cotisations, inconduite, désobéissance aux statuts et règlements du mess ou pour tout autre motif valable.

  • (5) Un membre associé dont les privilèges ont été révoqués pour non-paiement des cotisations doit, s’il désire réintégrer le mess, présenter une nouvelle demande, conformément aux dispositions de l’alinéa (1) ou (2) à moins qu’il puisse se justifier auprès du PCAM pour ne pas avoir versé ses cotisations.

  • (6) Les membres associés peuvent assister seulement aux activités sociales du mess; ils ne peuvent faire partie du comité du mess. Un membre associé peut prêter son concours au comité du mess ou à des sous-comités, sans toutefois assumer de responsabilités.

  • (7) Les membres associés ne doivent pas assister à des évènements officiels à caractère militaire comme des dîners régimentaires, la « levée » du Jour de l’an, les visites inter-mess, etc., à moins d’avoir reçu du PCAM une invitation en bonne et due forme.

  • (8) Voici les deux classes éligibles pour appliquer en tant que membre associé :

(a) Classe I — militaires.

  • i. Militaires à la retraite ou libérés des Forces armées canadiennes.

  • ii. Militaires encore en service mais faisant partie d’une autre unité ou base.

(b) Classe II — civils.

  • i. Anciens membres des Mess du 9 EG.

  • ii. Personnes qui peuvent apporter quelque chose de bénéfique à l’unité.

  • c. Membres honoraires.

  • (1) Tout membre de la force régulière ou de la première réserve membre d’un autre mess et considéré comme membre honoraire du mess correspondant à son grade.

  • (2) Les membres honoraires peuvent également être toute personne de marque invitée à devenir membre honoraire du mess pour une période n’excédant pas une année, sous réserve de la possibilité de renouvellement pour d’autres périodes d’une année, sur la recommandation du comité du mess et avec l’approbation du cmdt ;

  • (3) Les personnes susceptibles à être choisies à devenir membres honoraires sont :

(a) Les anciens combattants.

(b) Les personnes ayant fait quelque chose d’exceptionnel pour l’unité.

(c) Toute personne, qui en vertu de son statut civil ou militaire, pourrait

apporter quelque chose de bénéfique ou de prestige à l’unité.

  • d. Membres honoraires à vie. Les membres honoraires à vie sont des anciens membres ordinaires ou honoraires à qui on leur accorde un statut « à vie » lors de leur départ à la retraite. Si un membre honoraire à vie désire devenir membre associé, il peut en faire la demande au cmdt par l’entremise du comité du mess. Les personnes pouvant devenir membres à vie sont ceux ayant apporté une contribution majeure au 9 EG mais ne faisant plus partie de l’escadron. Les personnes suivantes sont considérées «de facto» comme membre honoraires à vie :

  • (1) Les anciens commandants du 9 EG.

  • (2) Les anciens sergents-major du 9 EG.

  • (3) Les anciens lieutenants-colonels honoraires du 9 EG.

  • (4) Les membres ayant plus de 12 ans de services au sein du 9 EG.

*Note. Le privilège de membre à vie peu être révoqué suite à un manquement pouvant porté ombrage à l’escadron ou au Mess et Instituts du 9e Escadron du Génie. La révocation d’un membre à vie doit être voté lors d’une assemble du Mess et Instituts.

Réunions

5. Les réunions du mess devraient avoir lieu trimestriellement ou tel que décidé par le commandant ou le président du Mess.

6. Lors d’une réunion spéciale, généralement au mois de décembre, les membres du comité du mess seront élus. Lors de toute élection, normalement pas plus de 50% des membres du comité ne sera substitué à une même assemblée.

7. Un rapport financier sommaire sera présenté à chaque réunion du mess.

8. Le quorum doit être formé par plus de 50% des membres ordinaires en règle et disponibles en région. Une assemblée doit être annulée dans la mesure où, 30 minutes après l’heure d’ouverture, il n’y a pas quorum.

9. Les membres honoraires et associés peuvent assister aux réunions et participer aux discussions, mais n’ont aucun droit de vote.

10. Le commandant pourra être présent aux réunions s’il le désire, mais il ne participera pas au vote. Par contre, il pourra exprimer son opinion. Lors de la révision du procès verbale, le commandant pourra annuler un vote avec son droit de véto. Il ne peut pas seulement modifier la proposition.

11. Il faut noter que les réunions extraordinaires peuvent être convoquées par le commandant, le président du comité du mess ou par une demande écrite d’au moins 25% des membres ordinaires en règle.

12. Au niveau des réunions du comité du mess, c’est le commandant ou le président de ce comité qui les convoque.

13. Il ne pourra y avoir d’assemblée entre le 30 mai et le 30 août de chaque année, puisque la majorité des membres ne sera pas disponible en région.

Procédures d’assemblées

14. Introduction. Une assemblée générale vise à permettre aux membres de discuter à fond, d’une manière démocratique, de sujets reliés à l’exploitation du mess et de prendre des décisions qui reflètent la volonté de la majorité.

15. Quorum. Les délibérations d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire ne sont valides que s’il y a quorum. Le nombre de membres présents constitue le quorum.

16. Responsabilité du président. Les assemblées du mess sont présidées par le président, en son absence, par le vice-président. Le président de l’assemblée général, à titre, doit veiller à ce que:

  • a. tout se déroule conformément aux usages parlementaires;

  • b. chaque membre ait l’occasion de s’exprimer, en évitant toutefois les redites;

  • c. tous les propos lui soient adressés; et

  • d. la parole ne soit accordée qu’à une seule personne à la fois.

17. Ordre du jour et invitation. Une invitation devrait être envoyée à tous les membres au minimum 7 jours avant la tenue d’un assemblé. Dans cette invitation, l’ordre du jour approuvé d’une assemblée générale du mess devrait y être et de plus, celle-ci devrait être affichée dans l’entrée du mess au moins 7 jours avant l’heure prévue de l’assemblée.

18. Ordre des délibérations. L’ordre des délibérations d’une assemblée générale est habituellement le suivant:

  • a. ouverture de la séance ;

  • b. lecture du procès-verbal de la dernière réunion (On peut remettre un exemplaire de ce procès-verbal à chacun des membres avant l’assemblée et en éviter ainsi la lecture) ;

  • c. adoption du procès-verbal de la dernière assemblée;

  • d. rapports du président;

  • e. états financier ;

  • f. rapports des sous-comités;

  • g. affaires courantes découlant du procés-verbal de la derniére assemblée;

  • h. nouvelles affaires; et

  • i. levée de la séance.

19. Il est bon qu’une question d’importance, comme une proposition de modification aux statuts ou

aux règlements ou une proposition complexe, soit portée à l’attention des membres à l’avance pour leur

permettre de rassembler les renseignements nécessaires, de se faire une opinion et de préparer les questions qu’ils désirent poser.

20. Proposition. Une proposition a pour objet d’amener le Comité à prendre position sur une question donnée. Tous les membres, à l’exception du commandant et du président, peuvent présenter une proposition. Pour ce faire, un membre doit d’abord obtenir du président le droit de parole et à cette fin, il doit se lever et attendre que le président lui accorde la parole. Il est essentiel que la proposition soit comprise de tous. Pour éviter toute confusion, le président doit répéter la proposition et demander aux membres s’il s’est bien fait comprendre.

21. Appui à la proposition. Une proposition n’est valide que si elle est appuyée par un autre membre. À défaut d’un tel appui, le président déclare que “la proposition est irrecevable”, puis passe au point suivant.

22. Débats. A moins d’être déclarée irrecevable par le président, une proposition dûment appuyée, puis répétée par le président du Comité, doit être débattue par l’assemblée et ne peut être ignorée, sauf à la demande expresse d’une motion.

23. Vote. Toute proposition doit être adoptée par la majorité des membres présents, c’est-à-dire par 50 pour cent des voix exprimées plus un (sans compter les abstentions). Les membres ne sont pas tenus de voter, mais incités à le faire. S’il y a égalité des voix, il y aura automatiquement un recomptage. S’il y a une deuxième égalité, le PCAM utilisera son droit de vote pour trancher. Il s’agit de l’unique occasion que le PCAM peut utiliser son droit de vote. Le PCAM ne peut amender ou appuyer une motion. Dans le cas d’un vote erroné, le PCAM ordonne un nouveau vote.

  • a. L’ère moderne permet de simplifier les communications des membres avec le comité du mess. Afin de minimiser le délai de traitement des demandes les votes via internet seront possibles. Le média, tel que FACEBOOK, SURVEY MONKEY ou EMAIL n’est pas important tant que les critères suivants sont respectés :

  • 1. Priorisé les votes dans les assemblées;

  • 2. Le vote doit être étudié avant et publié par le comité du mess ;

  • 3. Aucune dépense de plus de 200$ sera votée via internet ;

  • 4. Les membres ne sont pas obligés de voté ;

  • 5. Les membres ayant votés doivent être actif pour année financière ;

  • 6. Le QUORUM de vote doit être atteint ;

  • 7. Un délai minimal de 15 jours doit être respecté ;

  • 8. Le cmdt garde son droit de veto.

24. Mise en candidature.

  • a. Le président est voté par l’assemblée générale.

  • b. Le vice-président est voté par l’assemblée générale.

  • c. La période d’office du président et du vice-président sera d’une durée minimale de un an selon la disponibilité de chacun.

25. Avis de convocation à une assemblée. Un avis de convocation à une assemblée générale doit être fait à tous les membres au moins 2 semaines avant la date de l’assemblée ou le mentionner à la fin des assemblées ordinaires.

Membres du comité

26. Précisons que seuls les membres ordinaires peuvent faire partie du comité du mess et que seul un membre actif du 9 EG peut en être le président, et ce avec l’approbation du Commandant.

27. Étant donné que le Mess regroupe le Club Chimo et le Mess Combiné, les membres du comité devront être représentatifs de ces 2 groupes. Par exemple, si le président est un membre du Club Chimo, le vice-président devra être un membre du Mess Combiné. La répartition des postes devra être occupée à 50% par les membres du Mess Combiné et 50% par les membres du Club Chimo. Les postes de président et vice-président seront alternés d’une année à l’autre entre le Club Chimo et le Mess Combiné. Débutant en décembre, les années paires, le poste de président sera attribué au Club Chimo et pour les années impaires le poste reviendra au Mess Combiné.

28. Le comité devrait se composer comme suit :

  • a. Le président.

  • b. Le vice-président.

  • c. Le secrétaire-trésorier.

  • d. Le responsable des activités du Club Chimo.

  • e. Le responsable des activités du Mess Combiné.

29. Les postes de secrétaire et trésorier peuvent être remplis par deux personnes différentes.

30. Les membres de ce comité sont élus à majorité simple, généralement à la réunion du mois de décembre à l’exception du régisseur qui est nominé par le commandant.

31. Dans le cas de tout mess, il convient que tous les grades soient équitablement représentés au sein du comité, dans la mesure du possible.

32. Si un poste devient vacant, il doit être comblé à la première réunion suivant la date de vacance.

33. Les membres du comité du mess ainsi que tous ceux ou celles qui auront à autoriser ou à signer des achats ou paiements, devront le faire en tant que bon gestionnaire. Dans le cas de mauvaise gestion flagrante, dilapidation ou de détournement d’argent, la ou les personnes impliquées seront relevées de leurs fonctions et devront réparer les torts causés au Mess.

34. Destitution d’un membre du comité. Pour qu’une destitution soit autorisée, il faut une raison suffisante et la proposition de destitution doit être appuyée d’un vote au cours d’une assemblée. Un minimum de 75% des votes des personnes présentes à la réunion est obligatoire pour que la destitution soit en règle. L’avis de destitution doit être présenté au minimum un mois avant le vote.

Devoirs des membres du comité

35. En tant qu’équipe, le comité doit:

  • a. Être responsable de l’application de toute réglementation touchant le mess.

  • b. Veiller à l’application de toute décision prise par les membres.

  • c. Servir d’intermédiaire entre le commandant et les membres du mess pour régler toute question concernant le mess.

36. Devoirs du président du conseil d’administration du mess (PCAM).

  • a. Il doit rendre compte au commandant pour tout ce qui touche ses fonctions.

  • b. Il convoque et préside les réunions du Mess.

  • c. Il ne peut amender ou appuyer une motion. Dans le cas d’un vote erroné, il ordonne un nouveau vote. Il peut cependant trancher (i.e. utiliser son droit de vote) lorsque tout vote sera égal.

  • d. Il signe tous les procès-verbaux des séances tenues.

  • e. Il répond à toutes les questions relatives à l’administration du mess.

  • f. Il s’assure que les statuts et règlements du mess sont respectés.

  • g. Il contrôle le travail des autres membres du comité.

  • h. Il a la responsabilité de maintenir à jour les constitutions suite aux changements proposés et acceptés.

  • i. Il convoque les réunions du comité du Mess.

  • j. Il doit examiner les états financiers régulièrement.

  • k. Les membres du personnel des finances ne peuvent être président du Mess.

37. Devoirs du vice-président du conseil d’administration du mess (VPCAM).

  • a. Il doit rendre compte au président du comité du mess pour toute tâche lui incombant.

  • b. Il assiste le président et le remplace en cas d’absence.

  • c. Les fonctions qu’il devra remplir seront attribuées discrétionnairement par le président.

  • d. Il a le devoir de maintenir à jour le registre de gestion des meubles et équipements appartenant au Mess et ce selon la répartition propre au Club Chimo et Mess Combiné.

  • e. Les membres du personnel des finances ne peuvent être vice-président du Mess.

38. Devoirs du secrétaire.

  • a. Il doit rendre compte au président du comité du Mess.

  • b. Il prépare l’ordre du jour des réunions du Mess et publie les convocations des réunions.

  • c. Il doit prendre et consigner tous les procès-verbaux des réunions. Il est chargé de la garde des registres des procès-verbaux qui doivent être tenus selon la forme indiquée aux PFC 262 art. 319.

  • d. Il doit signer les procès-verbaux de toutes les réunions. Il doit remettre une copie signé au service de la comptabilité du Mess et Instituts.

  • e. Il doit tenir une liste complète de tous les membres ainsi que leur adresse et numéro(s) de téléphone.

  • f. Il est chargé de toute correspondance concernant le Mess.

  • g. Il s’assure qu’une copie de la constitution est disponible sur demande et qu’une copie est affichée à l’intérieur du Mess.

  • h. Les membres du personnel des finances peuvent être secrétaire du Mess.

39. Devoirs du trésorier.

  • a. Il a la responsabilité d’avoir une liste à jour des membres en règle. Toutes les cotisations sont payables du 1er avril au 31 mars

  • b. Il ne peut effectuer la tenue des livres comptables. Ceci sera fait par une tierce personne.

  • c. Il recommande au responsable des fonds non-publics les dépenses approuvées par le comité et les membres du Mess.

40. Devoirs du serveur (barman).

  • a. Sous la supervision du régisseur.

  • b. Nettoyer les contenants, le comptoir et l’équipement du bar.

  • c. Nettoyer et polir les verres selon les règles d’hygiène.

  • d. Polir l’argenterie et les chopes à bière.

  • e. Remplir le réfrigérateur.

  • f. Ramasser et nettoyer les verres sales à mesure.

  • g. Présenter les articles en vente de façon convenable.

  • h. Vérifier la tenue des salles du Mess quant à la propreté.

  • i. Vérifier constamment le mobilier et les possessions du Mess, et signaler les disparitions et bris.

  • j. Rester alerte afin de donner un service immédiat aux personnes utilisant le Mess.

  • k. Fermer toutes les lumières et toutes les fenêtres.

  • l. Les ventes effectuées au bar seront assujetties aux conditions suivantes.

  • (1) Les spiritueux ne seront pas vendus à la bouteille;

  • (2) La bière ne sera pas vendue à la caisse;

  • (3) Le vin régimentaire pourra être vendu à la bouteille, ou si autorisé par le PCAM, à la caisse, pour consommation dans le Mess et à l’extérieur du Mess.

41. Responsabilités du responsable des activités du Club Chimo et Mess Combiné.

  • a. Il doit rendre compte au président du comité du Mess.

  • b. Il doit planifier et organiser le programme des activités récréatives.

  • c. Il doit dresser le budget des activités récréatives.

  • d. Il doit s’assurer que l’organisateur de l’activité en tant que tel, observe le programme et le budget alloué.

  • e. Il doit s’assurer un contrôle adéquat des recettes provenant des activités récréatives et veiller à une rapide rentrée des fonds.

  • f. Il doit veiller à posséder une publicité adéquate des activités organisées.

  • g. Il doit s’acquitter des tâches assignées par le président du comité des mess.

*Note. Le responsable des activités n’est pas tenu d’ organiser les activités ; il doit par contre veiller sur le déroulement optimal de chacune d’elles.

Régisseur

42. Devoirs du régisseur.

  • a. Il doit rendre compte au président du comité du Mess.

  • b. Il doit surveiller et former le personnel du bar tout en veillant à assurer le meilleur rendement.

  • c. Il doit commander la marchandise et les fournitures destinées au bar.

  • d. Il doit recevoir et assurer la mise en lieu sûr de la marchandise et des fournitures.

  • e. Il doit s’acquitter de toutes autres tâches assignées par le président du comité du Mess ou précisées dans les règlements appropriés.

Finances

43. Profits personnels. Les membres du comité ne peuvent faire aucun profit personnel, ni recevoir de rémunération ou avantage à l’occasion de leur participation à la gestion du Mess. Toutefois, si par l’effet d’une participation d’une firme faisant des affaires avec le Mess, un membre du comité est susceptible de retirer certains avantages, il doit en aviser le commandant (réf PFC 262 art 209 alinéa 2).

44. Salaire. Les serveurs formés et le régisseur peuvent recevoir un salaire comme employé du SBMFC, à condition d’avoir une partie du budget annuel prévu pour le salaire de la tâche en particulier.

  • (1) Comme employés du SBMFC, ils seront supervisés par le régisseur qui sera à son tour supervisé par le PCAM.

  • (2) À défaut d’avoir un budget suffisant pour l’une ou l’autre des tâches énumérées plus haut, les membres seront considérés comme des bénévoles du SMBFC.

  • (3) Le régisseur pourra se faire rembourser ses frais de déplacement pour aller chercher ou porter des commandes et ce aux frais du mess. Selon les directives en vigueur par le SBMFC et jusqu’a concurrence de 500$ par année. »

45. Cotisations.

  • a. Il s’agit ici d’une importante source de revenu pour le Mess. Les cotisations couvriront les frais d’exploitation du Mess, et ne peuvent servir que pour les besoins du Mess (PFC 262 art 313). Tout membre des Forces armées canadiennes est tenu obligatoirement de faire partie d’un mess.

  • b. Elles ne sont payables que par les membres ordinaires et associés.

  • c. Les cotisations couvrent du 1er avril au 30 juin et du 1er septembre au 31 mars d’une même année. La cotisation est calculée pour 10 mois, puisque le Mess et Institut est fermée durant les 2 mois d’été pour l’entraînement estival.

  • d. Tout changement au montant des cotisations annuelles est sujet au vote lors d’une assemblée générale.

  • e. Les taux des cotisations annuelles pour les membres ordinaires et associés seront votés lors de la dernière assemblée ordinaire ou extraordinaire de l’année, i.e. au mois de mars de chaque année.

  • f. Le montant total des cotisations sera déposé dans le ou les comptes selon la proposition retenue suite à un vote pris par les membres durant une assemblée, i.e. au mois de mars de chaque année.

  • g. Pour les réservistes, la cotisation sera payée en un versement par délégation de solde.

  • h. Pour les membres de la force régulière et les membres civils, ils devront payer leur cotisation directement au Mess en argent comptant, ou par chèque. Sur réception du paiement, un reçu sera émis.

  • i. La cotisation sera remboursé pour une période passée en service à l’extérieure de l’unité, pendant laquelle le membre aura été membre ordinaire d’un autre mess. Une preuve de paiement devra être présentée. Le montant du remboursement sera équivalent au nombre de jours qu’il aura été membre ordinaire de l’autre mess aux taux annuel en vigueur au Club Chimo ou Mess combiné.

  • j. Le personnel qui s’enrôle, est muté, attaché ou libéré pendant la période du 1er avril au 31 mars d’une même année, devra payer sa cotisation proportionnellement au nombre de jours où il a été membre ordinaire du mess. Si la cotisation a déjà été payée au début de l’année, les journées payées en trop lui seront remboursées.

  • k. Le mess paiera le remboursement de cotisation par chèque au nom du membre.

46. Transactions.

  • a. Le privilège des chèques personnels sera enlevé à toute personne dont l’un de ses chèques se révèle sans fonds. Les frais de la banque lui seront réclamés.

  • b. Le prix des consommations sera affiché à la vue du consommateur. Tout changement de prix devra être approuvé, avant son entrée en vigueur, lors de l’assemblée du mess et/ou par approbation du commandant.

  • c. Paiement des achats et dépenses. Tous les achats et dépenses faits pour les besoins du mess seront payés par chèque.

  • d. Carte du Commandant. La carte du Commandant est un privilège utilisé par le Commandant afin de promouvoir et encourager la collaboration entre divers invités d’honneurs lors de fonctions officielles. Le montant maximum de la carte est de 50$ et renouvelable mensuellement. Le montant n’est pas cumulatif. Cette carte peut être utilisée par le PCAM en l’absence du Commandant.

  • e. Traite. Le PCAM peut sonner un maximum de trois traites au cours de l’année financière. Ces traites sont permises seulement lors des assemblées générales ou lors d’un événement extraordinaire et officiel (par exemple au dîner de la troupe ou dans le cadre de Anniversaire du 9 EG). Ce privilège peut être utilisé qu’une seule fois au cours de l’événement. Une consommation par membre présent dans le Mess au moment de la traite est autorisée. Le Commandant se réserve également ce privilège lors du dîner de la troupe.

  • f. Pour être membres en règles, les membres doivent avoir payé leur cotisation annuelle complète.

  • g. Opérations bancaires. Deux signatures sont obligatoires pour valider un chèque.

47. Dépenses du comité de divertissement.

  • a. Le comité du divertissement est autorisé à dépenser chaque mois le montant établi dans les prévisions budgétaires pour chaque mois de l’année, afin d’offrir des divertissements aux membres et à leurs invités, sous réserve des conditions suivantes :

  • (1) le calendrier des divertissements doit être approuvé par le comité du mess;

  • (2) les prévisions budgétaires annuelles doivent avoir été approuvées à l’occasion d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire; et

  • (3) les fonds doivent être disponibles.

  • b. Toute dépense pour les divertissements doit être certifiée pour paiement par le PCAM.

48. Radiations et pertes. En cas de perte de biens ou de dommages à la propriété non publique. Lors des circonstances spéciales, le commandant peut radier une somme ne dépassant pas la valeur indiquée dans l’A-FN-105-001/AAG-001.

Fonds d’Opération

49. La répartition des revenus et des dépenses est basé sur le pourcentage des ventes des utilisateurs. Il est à noter que les frais d’exploitation du mess (frais fixes, entretient…) ont la priorité sur les activités sociales du mess.

50. Le président possède le pouvoir de dépenser un montant maximal de 100 $ mensuellement si nécessaire. Ce montant a pour but de faciliter les petits achats. Tous ces achats devront être appuyés ou acceptés lors de la prochaine assemblée.

51. Le fond du président est géré par le président et le trésorier du Mess. Ce fond doit servir à l’embellissement du Mess ou au bien-être de ses membres. Les dépenses seront autorisées par le président ou le trésorier et devront être acceptées lors de la prochaine réunion.

52. Un montant maximum de 100$ par activité, (Club Chimo et Combiné), octroyé mensuellement et elle est non cumulable. Toutefois, les revenus de l’activité devront générer au minimum l’investissement de départ. La gestion de ces dépenses doit être faite selon le principe du bon gestionnaire.

53. Le barman recevra une indemnité de 75$ pour ces services lors des activités spéciales, tel que stipulé au para 44. Le montant maximum de 300$ par année s’applique pour les activités du Mess et Instituts, et ne s’applique pas lors des réceptions privées ayant fait l’objet d’une prestation de service.

54. Les revenues des caisses enregistreuses seront comptabilisées mensuellement par les FNP afin de conserver un contrôle des dépenses et des revenus.

55. Tous revenus et toutes dépenses générés par les activités conjointes seront séparés également entre les utilisateurs.

Boissons Alcoolisées

56. Le mess doit respecter toutes les lois fédérales, provinciales et municipales relatives à la consommation de boissons alcoolisées. De plus, le prix de vente de ces boissons doit être affiché (réf. PFC 262 art 309).

Discipline

57. Le président du mess est responsable envers le commandant de la discipline dans le Mess. Dans le cas d’absence du président, le membre senior présent est responsable du maintien de la discipline (réf. PFC 262 art 310).

58. Lors des différentes activités, le responsable de l’activité et les serveurs ne doit pas consommer d’alcool et veiller à ce que l’activité se déroule sans anicroche.

59. Les serveurs ont l’autorité au nom du commandant de ne pas servir des personnes en état d’ébriété.

60. Le responsable des drogues et alcools de l’unité possède une autorité au nom du commandant

dans les deux locaux du mess.

61. Si une situation inusitée survient, le serveur doit fermer les bars promptement et contacter les autorités compétentes (pompiers, police ou médical). Tous les problèmes, réglés ou non, devront être rapportés au capitaine-adjudant dès que possible.

62. Tous les membres ainsi que leurs invités doivent observer la constitution du mess. Les dissidents doivent être ramenés à l’ordre et référés au SME afin de conserver le climat amical des lieux.

63. Tous les membres ont l’obligation de respecter l’ordre et de la faire respecter dans les locaux du Mess. Lors de dommages évidents ou accidentels causés par un membre ou l’un de ses invités, le membre à la responsabilité d’informer le président sur les dommages causés. Les personnes fautives pourront se voir imposer la facture correspondant aux réparations des dommages et/ou la remise en état du local (des locaux).

64. Les membres sont responsables de la conduite de leur(s) invité(s) qu’ils doivent accompagner pour que ceux-ci puissent accéder au mess.

65. Un militaire ne peut entrer dans un des locaux du mess auquel il ne peut avoir accès en vertu de son grade sauf dans l’exercice de ses fonctions (PFC 262 art 212 alinéa 2) ou lors d’invitation spéciale.

66. Les membres du mess doivent laisser l’endroit propre et replacer les meubles tels qu’ils étaient à leur arrivée.

67. Sous l’âge de 18 ans, seuls les conjoints ou conjointes avec l’accord du commandant et les

membres du mess pourront accéder au mess. Ces personnes n’ont pas le droit de consommer de l’alcool.

68. Aucune personne civile ou militaire, n’ayant pas 18 ans d’âge, ne pourra consommer de boissons alcoolisées.

69. Accès au mess.

  • a. En tout temps, le membre est responsable de la tenue et du comportement de ses invités;

si parfois le membre doit partir, ses invités seront obligés de quitter les lieux.

  • b. Lors d’activités officielles, les enfants devront quitter l’enceinte du Mess avant 19h00, sauf pour les activités familiales.

  • c. Lors des ouvertures normales du mess, les enfants, sous la surveillance de leurs parents, auront accès à la salle de T.V. Les règlements de la loi de la régie des alcools devront être respectés (aucun produit alcoolique ne sera servi ou vendu aux personnes de moins de 18 ans).

70. Habillement.

  • a. La norme minimum pour la tenue dans les mess sera le suivant :

  • (1) Aucun torse nu.

  • (2) Aucun pied nu.

  • (3) Aucun vétement répulsif ou dégradant.

  • (4) Aucun béret, casquette ou autre.

  • b. S’il y a de l’abus sur la tenue vestimentaire, le commandant ou le président pourra

imposer un standard minimum qu’il jugera approprié.

  • c. L’habillement des serveurs est le suivant :

  • (1) Soirée spéciale: chemise blanche, nœud papillon et pantalon noir (ou l’équivalent féminin).

  • (2) Mardi et jeudi soir: uniforme de la journée en vigueur ou tenue propre.

  • (3) Vendredi et fin de semaine d’entraînement: uniforme de la journée en vigueur ou tenue propre.

71. Couchage dans le mess et le bar. Pour des raisons d’hygiène et de sécurité, il est interdit de dormir dans le Mess et derrière le bar.

72. Animaux. Il est interdit d’apporter des animaux dans le mess, sauf chien guide.

73. Tableau d’affichage. Les avis doivent être approuvés par le commandant avant d’être affichés au tableau.

74. Conjoint. Les époux / épouses ou conjoint(e) de fait civil(e) des membres sont les bienvenus aux activités du mess en l’absence du militaire. Si un membre ne connaît pas l’identité d’un conjoint, il doit demander à un membre du comité du mess d’identifier la personne inconnue. Tous les conjoints non accompagnés doivent être prêts à s’identifier en toutes circonstances. Les époux / épouses ou conjoint(e) de fait civil(e) d’un membre se verra accorder le même traitement que celui réservé aux membres lorsque le membre est à l’extérieur de la région.

75. Invités.

  • a. Un invité est un visiteur officiellement invité par le mess qui assume alors tous les frais dans les limites établies ou telles qu’approuvées lors d’une assemblée du comité.

  • b. L’invité d’un membre est un visiteur qui fréquente le mess sur l’invitation du membre et ce dernier en assume l’entière responsabilité.

  • c. Aucun membre ne possédant pas le bon grade, sauf dans l’exercice de leurs fonctions, ne peut accéder au local qui ne leur appartient pas ou assister à une activité sociale à moins d’avoir formulé une demande au commandant ou au PCAM et reçu son (leur) approbation.

  • d. Les membres peuvent être accompagnés d’un invité à une activité qui est financée par le PCAM moyennement le coût du repas mais il (l’invité, accompagnateur) n’aura pas le droit de participer aux tirages des prix de présences.

Propriété Du Mess

76. Tout bien appartenant au mess ne sera déplacé sans le consentement du président ou du commandant.

77. Le coût de réparation ou de remplacement d’un bien appartenant au mess devra être défrayé par le Mess si les dommages ou perte de celui-ci sont causés de façon accidentelle par un membre ou de son invité.

78. Le coût de réparation ou de remplacement d’un bien appartenant au mess devra être défrayé par le membre du Mess si les dommages ou la perte de celui-ci sont causés par la négligence ou l’intervention volontaire d’un membre ou de son invité.

79. Aucun item, propriété du Mess, ne sera enlevé du Mess, vendu ou autrement retiré sans l’approbation du conseil.

80. Si le Mess se procure livres, journaux, revues, etc. pour utilisation par les membres, ceux-ci ne seront pas sortis du Mess.

81. Aucune décoration de nature permanente (plaque, tableau, trophée, etc) ne sera placée dans le Mess sans l’approbation du conseil.

82. Assurances. Le mobilier, les marchandises et le fonds d’appoint seront assurés à la pleine valeur contre le vol, la perte ou les dommages. Les meubles et l’équipement devront être assurés à un montant qui ne sera pas inférieur à la dernière évaluation contre les pertes et dommages.

Communication Avec Les Membres

83. Un livre sera conservé au sein du Mess pour tout membre désirant faire des suggestions, plaintes ou commentaires quant à la gestion ou les activités offertes par le conseil. Les suggestions contenues dans le livre seront révisées par le conseil et présentées, si nécessaire, à l’assemblée générale.

84. Toutes plaintes ou suggestions à caractère urgent peuvent être adressées directement au président.

85. Tout message concernant les membres ou la gestion du Mess sera affiché sur le tableau situé dans les locaux du Mess.

86. Tout message devra être approuvé par un membre du conseil avant d’être affiché.

87. Une copie des statuts et règlements du Mess devra être affichée en permanence sur le tableau d’affichage.

88. Chaque membre du Mess recevra, dès son acceptation comme membre, une copie des statuts et

règlements du Mess.

89. Le calendrier des activités du Mess, ainsi que les avis spéciaux sur les activités à venir seront affichés dans les locaux du Mess.

Réceptions Privées

90. Les réceptions privées peuvent être organisées par les membres du Mess ainsi que des non-membres désirant utiliser les locaux du Mess.

91. Les réservations seront faites par le biais du régisseur, qui devra présenter les demandes au président qui les fera suivre au commandant pour approbation. Le commandant se réserve le droit de refuser toute demande de réservation sans présenter de justification. Les réservations ne seront normalement pas acceptées pour les journées au cours desquels il y aura de l’entraînement à l’escadron car les membres auront toujours priorité pour l’utilisation de leur Mess.

92. Lorsqu’un membre associé, un membre honoraire ou un membre à vie souhaite procéder à la location du Mess combiné pour un événement privé, ceux-ci pourront le faire sans frais de location. Ils devront cependant payer les frais de barman, si applicables.

93. Le conseil d’administration établira les frais d’utilisation pour chaque demande. Ces frais seront inscrits sur le contrat d’utilisation. S’il s’agit d’une activité organisée:

  • a. par un membre du Mess, les frais seront établis en fonction du coût réel (serveurs, nettoyage, etc), et les profits des ventes du bar pour cette activité serviront à couvrir les frais. Le membre qui organise l’activité sera tenu responsable de la balance des frais d’opération pour la réception; et

  • b. par un non-membre, le conseil établira un coût d’utilisation payable par le responsable de l’activité en conformité de la loi sur les prestations de service en vigueur. Ce coût d’utilisation couvrira tous les frais associés à l’activité, ainsi qu’un montant raisonnable pour l’amortissement des biens appartenant au Mess. À défaut d’avoir un représentant membre ordinaire en règle, le barman sera l’autorité lors de la réception.

94. Tout dommage aux biens du Mess et aux biens de la Couronne causé lors d’une réception privée sera imputé au responsable de l’activité et le comité prendra les mesures nécessaires pour obtenir le remboursement.

Invités

95. Les membres du Mess peuvent amener des invités dans le Mess. Le membre sera responsable pour tout invité qu’il amènera et devra l’escorter en tout temps.

96. Un membre qui améne un invité dans le Mess devra le présenter:

  • a. au Commandant, si le membre est un officier; et

  • b. au SME, si le membre est un sergent ou adjudant.

97. Les invités doivent se plier aux règlements concernant la tenue vestimentaire et le comportement.

Jeux

98. Les utilisateurs de/des jeu(x) sont responsables de la propreté des lieux ainsi que de l’équipement de jeux.

99. Les jeux, y compris l’équipement de billard seront gardés sous le contrôle du régisseur ou du

personnel désigné par lui.

Jeux De Hasard

100. En conformité à l’OAFC 19-1, il n’y aura pas de loteries, sweepstakes, appareils à sous ou jeux de hasard dans le Mess, ou de permettre que ces mêmes jeux soient organisés au profit des militaires.

Activités Récréatives

101. Toute suggestion pour fonction sociale ou activité sera soumise au responsable des activités pour être votée lors d’une assemblée générale ou approbation du commandant.

102. Un calendrier des activités devra être affiché dans les locaux du mess pour que tous les membres puissent le consulter librement.

103. Un budget devra être soumis en décembre de chaque année afin de pouvoir planifier les activités avec les exercices du 9e Escadron du Génie ainsi que les autres occupants du manège.

104. Afin de souligner le support des familles des membres, une activité annuelle sous la thématique du Noël des enfants se fera prévu au calendrier des Mess. Un montant maximum de 150$ sera attribué pour financer cette activité.

Fonds Cadeaux

105. Décès. Des fleurs ou autres pour un montant maximal de 50 $ seront envoyées au salon funéraire lors du décès du conjoint, des enfants, des parents. Pour ce qui est du décès d’un membre le montant pourra être doublé pour les membres réguliers et associés.

106. Naissance. Des fleurs ou autres cadeaux au montant maximal de 75 $ pour les naissances. Les fleurs ou autres cadeaux seront envoyées à l’hôpital ou à la résidence lors de la naissance d’un enfant d’un membre. Si les parents sont tous deux membres du Mess, le montant sera doublé.

107. Hospitalisation. Des fleurs ou cadeaux seront envoyés à l’hôpital ou à la résidence du membre suite à une hospitalisation et convalescence d’au moins 48 heures. Le montant maximal de 50 $ sera applicable. Cette clause inclus uniquement les membres réguliers et associés.

108. Cadeau d’appartenance.

  • a. Lorsqu’un membre fait parti du mess depuis plus de 1 an, un T-Shirt de l’unité lui sera remis d’une valeur ne dépassant pas 30$.

  • b. Lorsqu’un membre fait parti du mess depuis plus de 3 ans, un « mug » lui sera remis d’une valeur ne dépassant pas 75 $ (incluant la gravure).

  • c. Lorsqu’un membre a complété avec succès son cours de métier, un « coin » de l’unité lui sera remis d’une valeur ne dépassant pas 25$.

109. Départ de membres dits « spéciaux ». Lors du départ du Cmdt, du SME, Lcol (H) ou de tous membres ayant plus de 12 années d’appartenance au mess, un cadeau d’une valeur maximale de 150$ lui sera remis.

110. Cadeau de mission. Un cadeau pourra être offer au membre du 9 EG détaché en mission (Opération). Ce cadeau d’une valeur maximale de 50,00$ pourra être versé au personnel détaché du 9 EG qui est normalement un membre en règle du Mess et Instituts. Cette personne aura droit au cadeau de mission même s’il est absent de l’unité et qu’il n’a pas payé de cotisation au mess et Institut en raison de son déploiement en mission.

111. Changement de Cmdt. Des fleurs, pour un montant n’excédant pas 50,00$, seront offertes à la conjointe ou au conjoint du Cmdt sortant ainsi qu’à la conjointe ou au conjoint du Cmdt entrant.

*Note. Il est de la responsabilité du membre ou de sa famille de prévenir la salle des rapports ou un membre du comité du Mess pour les articles mentionnés ci-haut. Le supérieur immédiat est responsable de remettre le présent au membre ou à la famille.

Plaintes Et Suggestions

112. Toute plainte sera inscrite et remise au commandant adjoint.

113. Toute suggestion, proposition ou observation pourra aussi être remis au commandant adjoint.

Droit de vote

114. Validité. Cette constitution ne peut être amendée qu’après qu’une proposition ait été mise par écrit et envoyée au secrétaire, et qu’ensuite elle ait été acceptée par la majorité des membres présents à la réunion.

Modification

115. Les propositions de modification des statuts ou règlements ne doivent pas être inscrites au registre des motions, mais présentées par écrit au PCAM qui les soumettra au comité du mess. Les propositions valables doivent être affichées pendant au moins 15 jours avant d’être étudiées à la prochaine assemblée générale ordinaire ou extraordinaire du mess. Si le comité du mess rejette les propositions, le PCAM doit en communiquer les raisons à l’auteur. Les statuts ne doivent, pour aucune considération, diverger ou aller à l’encontre des politiques des FC en matière d’exploitation des mess.

116. À tous les égards, une modification ainsi proposée devient valide et partie des présents statuts ou règlements une fois qu’elle est ratifiée à l’occasion d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire où il y a quorum et qu’elle est subséquemment approuvée par le commandant des mess.