Statuts et règlements du Mess du 9 EG
Version 0.11 du 29 octobre 2026 — Projet à adopter et à approuver.
Références
Réf. A. Manuel des politiques des PSP
B. ORFC — Chapitre 27, Mess, cantines et instituts
C. DOAD 9003-1 — Biens non publics
D. A-FN-105 — Comptabilité des biens non publics
E. Politique de passation de marchés des biens non publics
F. Instructions sur la tenue des Forces canadiennes — A-DH-265-000/AG-001
G. Loi sur les infractions en matière de boissons alcooliques
H. DOAD 5045-0 — Programmes de soutien du personnel des Forces canadiennes
I. A-PS-110-001/AG-002 — Soutien public aux programmes de bien-être et de maintien du moral
Les liens sont à jour du 29 octobre 2026.
Avant-propos
1. Promulgation
1.1. Les présents statuts et règlements sont établis conformément à la réf. B, art. 27.01, à la réf. A, chap. 9-4 et à la réf. C. Ils précisent l’organisation et les modalités locales du Mess, dans le respect des politiques applicables.
1.2. Après leur adoption en assemblée générale, j’approuve et promulgue les présents statuts et règlements à compter de la date d’entrée en vigueur inscrite ci-dessous, conformément à la réf. A, chap. 9-4, para. 37.
2. Application
2.1. Les présents textes s’appliquent aux membres du Mess et, pour les dispositions qui les concernent, au personnel, aux invités et aux autres utilisateurs des locaux. L’admissibilité et les catégories de membres relèvent de la réf. A, chap. 9-1; le service des boissons alcooliques relève de la réf. A, chap. 9-2.
2.2. Le fonds d’unité relève d’une constitution distincte. Les présents statuts et règlements ne régissent pas son administration.
3. Diffusion
3.1. Un exemplaire à jour est accessible aux membres dans les locaux du Mess ou sur le site autorisé. Chaque nouveau membre doit avoir l’occasion d’en prendre connaissance, conformément à la réf. A, chap. 9-4, para. 38. La diffusion et l’accès aux documents respectent les modalités prévues au règlement sur les assemblées et les réunions.
4. Modifications
4.1. Les propositions de modification sont transmises au président et traitées selon la procédure prévue aux statuts. Après adoption et approbation, la version à jour et sa date d’entrée en vigueur sont communiquées aux membres.
Approbation du commandant
Adoptés en assemblée générale le : ________
Date d’entrée en vigueur : ________
Signature : ________
Grade et nom : ________
Commandant du 9e Escadron du génie
Signé à : ________ Le : ________
Partie I — Statuts
1. Nom
1.1. Le Mess du 9e Escadron du génie, ci-après appelé « le Mess », comprend deux locaux : le « Club Chimo », destiné aux soldats, caporaux et caporaux-chefs, et le « Mess Combiné », destiné aux sergents, adjudants et officiers.
2. Établissement et administration
2.1. L’établissement et l’administration du Mess relèvent de la réf. B, art. 27.01. Le commandant du 9 EG exerce les fonctions de commandant du Mess.
2.2. Le Mess est administré conformément à la réf. A, chap. 9-4 et à la réf. C. Les règlements complètent les statuts et en précisent l’application; ils ne peuvent en modifier les pouvoirs ou les droits.
3. But
3.1. Le Mess favorise l’esprit de corps, le bien-être des membres et les liens entre eux. Ses deux locaux offrent à chaque groupe un espace de rencontre adapté, dans le respect des rapports de leadership au sein de l’unité.
3.2. Le Mess rend compte des fonds et des biens qui lui sont confiés.
4. Membres
4.1. Membres ordinaires. Personnes admissibles selon la réf. A, chap. 9-1, para. 13.
4.2. Membres associés. Personnes admissibles selon la réf. A, chap. 9-1, para. 14.
4.3. Membres honoraires. Affiliations prévues à la réf. A, chap. 9-1, para. 18 et à la réf. A, chap. 9-1, para. 19.
4.4. Membres honoraires à vie. Affiliations prévues à la réf. A, chap. 9-1, para. 21.
4.5. Les démarches, privilèges et critères locaux sont précisés dans le règlement sur l’administration.
5. Comité du Mess
5.1. Le Mess est administré par un comité élu en assemblée générale par les membres ayant droit de vote, parmi les membres ordinaires. Le comité du Mess, ci-après appelé « le comité », assure l’administration courante du Mess et la mise en œuvre des décisions de l’assemblée générale, dans les limites du budget et des délégations approuvés. Les élections, destitutions, cotisations, budgets et modifications aux statuts sont décidés par les membres en assemblée générale. Ces décisions ne peuvent être prises en réunion du comité.
5.2. L’admissibilité, la représentation, les élections, les postes vacants et la fin des mandats sont précisés dans les règlements.
6. Composition du comité
6.1. Le comité comprend au minimum :
6.2. un président;
6.3. un vice-président; et
6.4. un secrétaire ou un trésorier.
6.5. La représentation des deux locaux suit le règlement sur l’administration. D’autres fonctions peuvent être confiées selon les besoins et les modalités d’élection ou de nomination déjà prévues dans les règlements.
7. Fonctions et responsabilités
7.1. Les fonctions et responsabilités sont énoncées dans les annexes A à G du règlement sur l’administration. Elles n’élargissent pas les pouvoirs des titulaires. Les achats et paiements respectent les délégations applicables.
8. Fréquence des réunions
8.1. Les réunions du comité ont lieu au moins une fois par mois, conformément à la réf. A, chap. 9-4, para. 39. Une assemblée générale des membres est tenue chaque trimestre. Le calendrier tient compte des entraînements.
9. Assemblées générales
9.1. Les assemblées générales examinent les finances, les projets d’activités et toute question concernant le Mess. Elles élisent les administrateurs et prennent les décisions réservées aux membres.
9.2. Les membres ordinaires en règle ont droit de vote. Les membres associés et honoraires peuvent assister aux assemblées et participer aux discussions, sans voter.
9.3. Le quorum et la validation d’une séance particulière suivent la réf. A, chap. 9-4, para. 43. Les modalités de quorum, de motions et de vote sont précisées dans le règlement sur les assemblées et les réunions.
9.4. Le commandant peut assister aux assemblées et participer aux discussions. Chaque motion adoptée est soumise à son approbation.
9.5. Sa signature au procès-verbal approuve les motions adoptées, sauf celles qu’il indique comme non approuvées ou en attente. Le procès-verbal conserve ces mentions, le texte des motions et le résultat des votes.
9.6. Seules les motions approuvées peuvent être mises en œuvre. Toute modification au fond d’une décision doit être soumise de nouveau à l’assemblée générale.
9.7. Les modalités des assemblées extraordinaires et des convocations sont précisées dans les règlements. Les seuils particuliers et les compétences réservées par les statuts ou leurs règlements restent applicables.
10. Réunions du comité
10.1. Le commandant ou le président convoque les réunions du comité pour préparer les dossiers, examiner la situation financière, gérer les affaires courantes et suivre les décisions. Le comité agit dans les limites du budget et des délégations approuvés; il ne tranche pas les questions réservées à l’assemblée générale.
10.2. Les comptes rendus distinguent les décisions du comité, ses recommandations et les suivis.
11. Modification des textes
11.1. Toute proposition de modification aux statuts ou à leurs règlements, y compris leurs annexes, est transmise par écrit au président et communiquée aux membres au moins 15 jours avant son examen. Son adoption exige la majorité des voix exprimées par les membres ayant droit de vote, lors d’une assemblée avec quorum.
11.2. Une modification adoptée entre en vigueur après l’approbation du commandant. Le texte à jour et sa date d’entrée en vigueur sont communiqués aux membres.
Partie II — Règlements
Règlement 1 — Tenue et comportement
1. Accès selon le grade
1.1. L’accès selon le grade et les invitations relève de la réf. A, chap. 9-1, para. 29 à 31. Pour les deux locaux du 9 EG, voir le paragraphe 1.1 des statuts.
2. Conjoints
2.1. Les conjoints peuvent participer aux activités sans le membre. Ils doivent pouvoir s’identifier. En cas de doute, leur identité est confirmée auprès d’un membre du comité. Pendant une absence du membre hors de la région, son conjoint reçoit le même traitement que lui. L’admission d’un conjoint de moins de 18 ans exige l’autorisation du commandant.
3. Enfants et mineurs
3.1. Les mineurs admis sont les membres du Mess, les conjoints autorisés et les enfants. Pendant les ouvertures normales, les enfants peuvent utiliser la salle de télévision sous la surveillance de leurs parents. Lors d’une activité officielle, ils quittent les lieux avant 19 h, sauf pour une activité familiale.
4. Invités officiels
4.1. Les frais des invités officiels sont assumés par le Mess dans les limites approuvées. Lors d’une activité financée par le président, les invités personnels paient leur repas et ne participent pas aux tirages des prix de présence.
5. Accompagnement des invités
5.1. Un invité personnel est accompagné du membre qui l’a invité et quitte les lieux avec lui. Un officier présente son invité au commandant. Un sergent ou un adjudant le présente au sergent-major de l’escadron.
6. Tenue
6.1. Les vêtements sont propres et convenables, le torse couvert et les chaussures portées. Les vêtements dégradants ou répulsifs sont interdits. L’uniforme et la coiffure suivent la réf. F, chap. 2, para. 25 et la réf. F, chap. 2, section sur les coiffures, avec les exceptions qui y sont prévues. Pour une activité particulière, la tenue est annoncée avec l’invitation.
7. Comportement
7.1. Les comportements perturbateurs font l’objet d’un rappel à l’ordre et sont signalés au sergent-major de l’escadron.
8. Repos dans les locaux
8.1. Il est interdit de dormir dans les locaux du Mess, y compris derrière le bar.
9. Animaux
9.1. Les animaux sont interdits, sauf les chiens guides.
10. Jeux et loteries
10.1. Les loteries, tirages et activités de divertissement suivent la réf. A, chap. 9-4, para. 66 à 69.
11. Propreté et dommages
11.1. Après utilisation, les locaux et les équipements de jeu sont laissés propres. Les meubles sont remis à leur place.
11.2. Le signalement et le traitement des dommages, y compris lors d’une réception privée, sont précisés dans le règlement sur les meubles et les décorations.
Règlement 2 — Meubles et décorations
1. Dons
1.1. Avant l’acceptation d’un don, le dossier précise le donateur, le bien, sa destination, les conditions et les coûts d’entretien. Les approbations dépendent de la nature et du propriétaire du bien. Aucun reçu fiscal, avantage ou transfert de propriété ne peut être promis sans autorisation.
2. Décorations
2.1. L’installation d’une décoration permanente, d’une plaque, d’un tableau ou d’un trophée exige l’approbation du comité, dans les limites de ses pouvoirs. Une inscription commémorative ne prouve pas la propriété.
3. Déplacement des biens
3.1. Le déplacement d’un bien exige le consentement du président ou du commandant. La remise des meubles à leur place après usage est permise.
4. Documents de lecture
4.1. Les livres, journaux et revues fournis aux membres restent au Mess.
5. Disposition, pertes et assurances
5.1. La disposition des biens suit la réf. A, chap. 9-4, para. 78 et la réf. A, chap. 9-4, para. 79 ou, en cas de dissolution ou de modification de la situation de l’unité, la réf. A, chap. 10-5. Les pertes et dommages suivent la réf. D, chap. 30 et les assurances la réf. D, chap. 11. Les pouvoirs financiers restent ceux du paragraphe 5.1 des statuts et du règlement sur les finances.
5.2. Tout dommage, même accidentel, est signalé au président. Avant une disposition, la propriété et les conditions de don ou de prêt sont vérifiées. Le vice-président fait confirmer la couverture applicable au Mess de la Réserve, selon la réf. D, chap. 11, para. 2, la réf. D, chap. 11, para. 6 et la réf. D, chap. 11, para. 17 à 20.
5.3. Le signalement ne constitue pas une reconnaissance de dette et aucune facturation à un membre ou à un organisateur n’est automatique. Pour une réception privée, les conditions du contrat sont aussi prises en compte. Les biens de la Couronne relèvent de leur propre procédure; le règlement ne garantit pas une indemnisation intégrale.
6. Inventaire
6.1. L’inventaire distingue les biens du Mess, de la Couronne, du fonds d’unité et de tiers. Chaque fiche indique la description, l’emplacement, la provenance, la date d’entrée, le propriétaire, la valeur connue, les justificatifs et les conditions d’utilisation ou de restitution. Une provenance incertaine est vérifiée avant toute disposition. Les coordonnées personnelles sont masquées dans la version accessible aux membres.
Règlement 3 — Assemblées et réunions
1. Calendrier
1.1. Le calendrier annuel tient compte des entraînements. Les dates des assemblées et des activités sont communiquées aux membres et affichées dans les locaux. Aucune période de l’année n’est exclue.
2. Convocation et documents
2.1. La convocation indique la date, l’heure, le lieu et, s’il y a lieu, le moyen de connexion. Les délais de convocation et de modification des textes sont ceux du règlement sur l’administration et du paragraphe 11.1 des statuts. Les documents utiles sont transmis normalement 7 jours avant la séance. Le dépôt des propositions et l’affichage de l’ordre du jour suivent la réf. A, chap. 9-4, para. 41 et la réf. A, chap. 9-4, para. 42.
3. Quorum
3.1. Le quorum est celui du paragraphe 9.3 des statuts et de la réf. A, chap. 9-4, para. 43. Sans quorum après 30 minutes, l’assemblée est annulée et convoquée de nouveau. Si le quorum est perdu, les points non décidés sont reportés et les membres en sont informés.
4. Déroulement des assemblées
4.1. La préparation et le déroulement des assemblées, les motions, les débats et les scrutins suivent la réf. A, chap. 9-4, tableau 9-4-4. La tenue et l’approbation des procès-verbaux suivent la réf. A, chap. 9-4, para. 29 et la réf. A, chap. 9-4, para. 44. Les modalités locales d’avis et de diffusion restent celles du présent règlement.
4.2. Les abstentions et les seuils particuliers appliqués sont consignés au procès-verbal. Un décompte contesté est vérifié; un vote erroné est repris.
5. Réunions du comité
5.1. Les participants à une réunion du comité reçoivent la date, le lieu ou le moyen de connexion, les sujets et les documents utiles. Le compte rendu distingue les décisions du comité, les tâches de préparation et les recommandations à l’assemblée. Chaque suivi indique un responsable et une échéance.
6. Communication
6.1. Les avis, propositions, décisions et mises à jour sont annoncés sur un canal commun accessible à tous les membres et par affichage. Un accès équivalent est offert sans moyen numérique. Les validations et autorisations d’affichage précèdent la diffusion, dans le respect des délais de consultation. Le relevé des décisions et le projet de procès-verbal sont accessibles dans les 14 jours suivant l’assemblée; leur statut et les approbations attendues sont indiqués. Le procès-verbal adopté remplace le projet.
7. Accès aux documents
7.1. Un répertoire commun et une copie dans les locaux donnent accès aux textes et documents destinés aux membres. À l’admission, chaque membre reçoit l’emplacement des documents et le canal d’avis. Une copie est fournie sur demande et toute modification approuvée est annoncée.
7.2. Les versions consultables protègent les renseignements personnels, médicaux, de sécurité et de finances personnelles. Toute restriction est expliquée et peut être soumise au président, puis à l’autorité compétente. Les décisions collectives et leur incidence financière restent consultables. Le site public diffuse uniquement les documents autorisés; les dossiers réservés aux membres et les pièces confidentielles sont conservés dans un répertoire interne protégé, hors de GitHub.
8. Plaintes et suggestions
8.1. Les suggestions, plaintes et commentaires sont reçus selon le règlement sur l’administration. Seuls les éléments destinés au suivi collectif figurent au registre. Le suivi collectif est communiqué sans renseignements personnels. Les questions relevant des membres sont soumises à l’assemblée. Les demandes urgentes sont transmises directement au président; leur suivi collectif est inscrit à la prochaine séance.
9. Conservation et relève
9.1. Les dossiers sont classés par catégorie : textes, convocations, ordres du jour, procès-verbaux, décisions, finances, inventaires et correspondance. Les documents portent leur date, version et statut, avec les preuves d’adoption et d’approbation. Les anciennes versions sont archivées. Les dossiers du comité et des assemblées sont distincts; leurs recommandations et décisions correspondantes sont reliées.
9.2. Le secrétaire organise les sauvegardes, vérifie leur restauration et assure la continuité des accès avec un suppléant désigné. La relève comprend l’inventaire des dossiers, le transfert sécurisé des accès, une vérification de restauration et les suivis en cours. La fréquence des sauvegardes et les moyens sont adaptés aux outils utilisés; la conservation respecte les exigences applicables.
Règlement 4 — Service de bar
1. Service et vente d’alcool
1.1. Le service, la formation du personnel et les ventes d’alcool suivent la réf. A, chap. 9-2 et la réf. A, chap. 9-4, para. 58 à 60. La protection des mineurs suit la réf. G, art. 103.1 à 103.3.
1.2. Le personnel reste sobre pendant le service. Le responsable de service appuie les refus; le service ne permet pas de les contourner. Une difficulté de santé ou de communication ne constitue pas, à elle seule, un signe d’ébriété. Les modalités de vente autorisées sont communiquées au personnel.
2. Aide lors d’un refus
2.1. Un refus est expliqué calmement. De l’eau ou une boisson sans alcool et une aide au retour sécuritaire sont proposées au besoin.
3. Incidents
3.1. En cas de menace, de malaise ou de danger immédiat, le service concerné est suspendu et les secours appropriés sont appelés. Le bar est fermé si la situation l’exige. Les incidents sont signalés au capitaine-adjudant dès que possible. Un relevé factuel est conservé avec un accès restreint.
4. Ouverture et fermeture
4.1. L’ouverture exige du personnel autorisé, des conditions d’hygiène adéquates, des stocks vérifiés et des prix affichés. À la fermeture, les ventes cessent, les boissons et la caisse sont sécurisées, le matériel est nettoyé et les accès sont verrouillés. Tout écart est signalé au régisseur.
5. Paiements
5.1. Les ventes au bar sont payables en espèces ou par carte de débit ou de crédit, selon les directives des SBMFC.
Règlement 5 — Administration
1. Catégories et admission
1.1. Les catégories de membres et leur admissibilité relèvent de la réf. A, chap. 9-1, para. 11 à 23. Les dispositions locales suivantes précisent les démarches et la reconnaissance des membres.
1.2. Membres ordinaires. Le statut est établi selon réf. A, chap. 9-1, para. 13 pour les militaires desservis par le Mess. Le fait de travailler au 9 EG ou d’y être attaché ne confère pas, à lui seul, le statut de membre ordinaire à une personne civile. Sa demande est examinée dans la catégorie applicable.
1.3. Membres associés. Admission. Les catégories admissibles sont celles de la réf. A, chap. 9-1, para. 14. La demande écrite est adressée au président et appuyée par un membre ordinaire. Elle est affichée au moins 30 jours avant son examen. Les observations sont transmises au président. Le comité présente sa recommandation à l’assemblée; les approbations et la possibilité d’une admission temporaire suivent la réf. A, chap. 9-1, para. 14 à 17.
1.4. Nombre de membres. Le plafond local est de 65 % du nombre de membres ordinaires. Une liste d’attente est tenue au besoin, selon la réf. A, chap. 9-1, para. 15.
1.5. Renouvellement. Les renouvellements prévus à la réf. A, chap. 9-1, para. 17 sont examinés à la première assemblée générale de l’année civile pour l’année financière suivante.
1.6. Participation. Les privilèges et la participation aux travaux du comité suivent la réf. A, chap. 9-1, para. 17. La participation aux événements officiels à caractère militaire exige une invitation du président.
1.7. Révocation et nouvelle demande. Le comité peut révoquer les privilèges pour non-paiement, inconduite, non-respect des textes du Mess ou autre motif valable. Après une révocation pour non-paiement, une nouvelle demande est requise, sauf si le défaut de paiement est justifié auprès du président.
1.8. Membres honoraires. L’affiliation, les approbations et les privilèges suivent la réf. A, chap. 9-1, para. 18 et la réf. A, chap. 9-1, para. 19, la réf. A, chap. 9-1, para. 22 et la réf. A, chap. 9-1, para. 23. Les anciens combattants et les personnes ayant rendu un service exceptionnel ou contribué au bien ou au prestige de l’unité peuvent être proposés dans la catégorie à laquelle ils sont admissibles.
1.9. Membres honoraires à vie. L’admissibilité relève de la réf. A, chap. 9-1, para. 21. Parmi les militaires admissibles, la reconnaissance locale bénéficie, à leur retraite, aux anciens commandants, sergents-majors et lieutenants-colonels honoraires du 9 EG, ainsi qu’aux membres ayant plus de 12 ans de service au 9 EG. Elle peut aussi reconnaître une contribution majeure à l’unité.
1.10. Le passage au statut associé et les privilèges suivent la réf. A, chap. 9-1, para. 21, la réf. A, chap. 9-1, para. 22 et la réf. A, chap. 9-1, para. 23. Une révocation pour un manquement portant ombrage à l’escadron ou au Mess est soumise au vote de l’assemblée et aux pouvoirs de l’autorité compétente prévus à la réf. A, chap. 9-1, para. 22.
2. Admissibilité au comité
2.1. Seuls les membres ordinaires peuvent siéger au comité. La présidence est réservée à un membre actif du 9 EG, avec l’approbation du commandant. Le personnel des finances ne peut occuper la présidence ou la vice-présidence.
3. Représentation des membres
3.1. Le comité comprend autant de membres du Club Chimo que du Mess Combiné. Les grades y sont représentés équitablement dans la mesure du possible.
4. Élection et mandat
4.1. Les postes élus sont pourvus à la majorité simple par l’assemblée générale, normalement en décembre. La durée des mandats, leur prolongation et la relève échelonnée suivent la réf. A, chap. 9-4, para. 18. Le régisseur est nommé par le commandant.
5. Poste vacant
5.1. Un poste élu devenu vacant est comblé à la première assemblée générale suivant la vacance.
6. Fin de mandat
6.1. Lorsqu’un membre ne participe plus aux travaux du comité ou n’assume plus ses fonctions, une solution est d’abord recherchée avec lui. Si la situation persiste, l’assemblée générale peut mettre fin à son mandat à la majorité des voix exprimées. Le membre concerné reçoit les motifs par écrit au moins un mois avant le vote et peut présenter ses observations.
7. Assemblée extraordinaire
7.1. La convocation d’une assemblée extraordinaire suit la réf. A, chap. 9-4, para. 40, y compris lorsqu’elle est demandée par les membres.
8. Convocation
8.1. Chaque membre reçoit un avis de convocation au moins 14 jours avant l’assemblée, même si sa date a déjà été annoncée. L’avis comprend l’ordre du jour.
9. Conflits d’intérêts et bénévolat
9.1. Les conflits d’intérêts et les avantages liés à la gestion suivent la réf. A, chap. 9-4, para. 27 et la réf. A, chap. 9-4, para. 28. Les fonctions au comité sont bénévoles.
10. Accès, tenue et comportement
10.1. L’accès, l’accompagnement, la tenue et le comportement dans les locaux suivent le règlement sur la tenue et le comportement.
11. Biens et décorations
11.1. L’acceptation des dons, l’installation des décorations, l’utilisation et la disposition des biens suivent le règlement sur les meubles et les décorations.
12. Service du bar
12.1. Le service du bar suit le règlement sur le service de bar.
13. Information et documents des membres
13.1. L’accès aux documents, la diffusion des décisions, la confidentialité, la conservation et les sauvegardes suivent le règlement sur les assemblées et les réunions.
14. Organisation d’une réception privée
14.1. Les membres et les non-membres peuvent organiser une réception privée au Mess.
15. Réservation et priorité des membres
15.1. Toute réservation exige l’approbation du commandant, qui peut la refuser sans justification. Les membres ont priorité sur l’utilisation des locaux. Les réservations ne sont normalement pas acceptées les jours d’entraînement de l’escadron.
16. Programme et approbation des activités
16.1. Les programmes d’activités, leur financement et les circonstances exceptionnelles suivent la réf. A, chap. 9-4, para. 51 à 54. Une activité déjà comprise dans un programme et un budget approuvés peut être organisée dans ce cadre.
17. Traitement des plaintes
17.1. Le traitement des suggestions et des plaintes suit la réf. A, chap. 9-4, para. 57. Les questions confidentielles ou concernant le personnel sont remises directement au président, hors du registre consultable.
18. Suggestions et suivi
18.1. Les membres peuvent aussi remettre leurs suggestions, propositions et observations au commandant adjoint. Leur suivi collectif est organisé selon le règlement sur les assemblées et les réunions.
19. Fonctions
19.1. Les annexes font partie intégrante du présent règlement. Elles regroupent les tâches de chaque rôle sans élargir ses pouvoirs.
Règlement 6 — Finances
1. Délégations financières
1.1. Les pouvoirs financiers sont exercés conformément à la réf. C, para. 8.1. Sans délégation valide, les dépenses sont recommandées au responsable des biens non publics (BNP).
2. Rapport financier
2.1. Un rapport financier sommaire est présenté à chaque assemblée générale.
3. Personnel du bar et fournisseurs
3.1. Les fonctions de serveur et de régisseur sont bénévoles, sauf lorsqu’elles sont exercées dans le cadre d’un emploi auprès des SBMFC, selon leurs directives et le budget approuvé. L’achat d’autres services auprès d’un fournisseur suit la réf. E, para. 19, la réf. E, para. 20 et la réf. E, para. 42 et la réf. D, chap. 32, para. 1 à 4. Les pouvoirs financiers restent limités aux délégations valides.
4. Cotisations
4.1. Les cotisations sont établies selon la réf. A, chap. 9-4, para. 47. L’année financière locale va du 1er avril au 31 mars suivant.
4.2. Les taux sont votés à la dernière assemblée de l’année financière, normalement en mars, puis soumis à l’approbation prévue au paragraphe 9.4 des statuts. Tout changement de taux exige un vote de l’assemblée. Les taux approuvés sont communiqués aux membres.
4.3. La perception suit les modalités autorisées par les SBMFC. Les réservistes peuvent utiliser la délégation de solde, selon les modalités applicables. Un reçu est remis pour tout paiement direct.
4.4. Les changements d’unité, services temporaires, affectations, déploiements et congés sans solde suivent la réf. A, chap. 9-1, para. 24 à 28 et la réf. A, chap. 9-1, tableau 9-1-2.
4.5. Le trésorier transmet les justificatifs au service de comptabilité pour régulariser les cotisations et rembourser tout trop-perçu, par les moyens autorisés par les SBMFC.
5. Prix, paiements et consommations offertes
5.1. Tout changement de prix des consommations exige, avant son entrée en vigueur, l’approbation de l’assemblée et/ou du commandant.
5.2. Les paiements sont demandés par virement électronique de fonds, par l’entremise des SBMFC. Une carte de crédit autorisée peut servir aux achats courants. Ces opérations respectent les directives des SBMFC.
5.3. Les consommations offertes suivent la réf. A, chap. 9-2, para. 15 à 18 et la réf. A, chap. 9-4, para. 61. Pour les boissons sans alcool, le président ou le commandant peut offrir une consommation par membre présent, dans le plafond annuel approuvé.
6. Exécution du budget des activités
6.1. Le programme d’activités et son budget sont soumis aux approbations requises. Leur exécution respecte les fonds disponibles et les délégations financières valides. Le comité coordonne le calendrier.
7. Radiation des pertes et dommages
7.1. Le commandant peut autoriser la radiation d’une perte ou d’un dommage aux biens non publics dans les circonstances et limites prévues par la réf. D.
8. Répartition des revenus et dépenses
8.1. Les revenus et dépenses sont répartis selon le pourcentage des ventes des utilisateurs. Les frais d’exploitation ont priorité sur les activités sociales.
9. Petits achats
9.1. Dans le budget approuvé et selon les délégations financières valides, le président peut engager jusqu’à 100 $ par mois pour de petits achats. Ces dépenses sont présentées à la prochaine assemblée pour contrôle et suivi.
10. Fonds du président
10.1. Le fonds du président sert à l’embellissement du Mess et au bien-être des membres. Le président et le trésorier en assurent le suivi dans le budget approuvé. L’autorisation des dépenses relève des délégations financières valides; elle ne découle pas du seul titre de président ou de trésorier. Les dépenses sont présentées à la prochaine assemblée générale.
11. Distinction avec le fonds d’unité
11.1. Le fonds d’unité relève d’une constitution distincte. Les présents statuts et règlements ne régissent pas son administration. Les cotisations et les biens du Mess ne deviennent pas ceux du fonds d’unité par simple changement de désignation. Toute opération concernant les biens du Mess respecte la propriété et la destination des biens non publics (BNP), les règles financières et les approbations requises.
12. Suivi et financement du fonds cadeau
12.1. Le fonds cadeau est suivi séparément des autres opérations du Mess. Ce suivi ne crée ni personnalité juridique ni compte bancaire autonome. Avant toute nouvelle modalité de financement ou tout transfert concernant le Mess ou le fonds cadeau, une confirmation écrite des autorités BNP précise :
12.2. la qualification des fonds;
12.3. les sources admissibles;
12.4. leur destination;
12.5. les approbations requises.
12.6. Une proposition chiffrée est ensuite soumise aux membres, avec les comptes ou suivis concernés.
13. Approbation des prestations et opérations
13.1. Les changements aux prestations sont votés par les membres. Les opérations financières exigent les approbations du commandant et des autorités financières compétentes. Le présent règlement n’autorise à lui seul aucun nouveau prélèvement ni transfert entre fonds. Les prestations restent soumises aux règles BNP applicables.
14. Rapports et tenue des livres
14.1. Le rapport de chaque fonds administré par le Mess indique les soldes d’ouverture et de clôture, les revenus, les dépenses et les engagements. Chaque opération précise sa source, son objet, son bénéficiaire, sa pièce justificative et ses autorisations. La tenue des livres est confiée à une tierce personne.
15. Location du Mess Combiné
15.1. Les membres associés, honoraires et honoraires à vie peuvent réserver le Mess Combiné sans frais de location. Les frais de service du bar restent payables.
16. Frais d’utilisation
16.1. Les frais d’utilisation sont établis par le comité et inscrits au contrat.
16.2. Pour une activité d’un membre, ils correspondent aux frais réels, notamment de service et de nettoyage. Les profits du bar servent à les couvrir. Le membre paie le solde.
16.3. Pour une activité d’un non-membre, ils couvrent tous les frais et un montant raisonnable d’amortissement des biens, conformément à la loi sur les prestations de service.
17. Calendrier et budget des activités
17.1. Un budget des activités est soumis en décembre pour coordonner le calendrier avec les exercices du 9 EG et les autres occupants du manège.
18. Noël des enfants
18.1. Le calendrier prévoit un Noël des enfants annuel pour souligner le soutien des familles. Son financement est limité à 150 $.
19. Décès
19.1. Des fleurs ou un autre présent d’au plus 50 $ sont envoyés au salon funéraire au décès du conjoint, d’un enfant ou d’un parent d’un membre. Au décès d’un membre ordinaire ou associé, ce montant peut être doublé.
20. Naissance
20.1. Des fleurs ou un cadeau d’au plus 75 $ sont envoyés à l’hôpital ou au domicile à la naissance d’un enfant d’un membre. Le montant est doublé si les deux parents sont membres.
21. Hospitalisation
21.1. Des fleurs ou un cadeau d’au plus 50 $ sont envoyés à l’hôpital ou au domicile d’un membre ordinaire ou associé après une hospitalisation et une convalescence d’au moins 48 heures.
22. Cadeaux d’appartenance
22.1. Après plus d’un an au Mess : un t-shirt de l’unité d’au plus 30 $.
22.2. Après plus de trois ans : une chope d’au plus 75 $, gravure comprise.
22.3. Après la réussite du cours de métier : une pièce de l’unité d’au plus 25 $.
23. Cadeau de départ
23.1. Au départ du commandant, du sergent-major de l’escadron, du lieutenant-colonel honoraire ou d’un membre ayant plus de 12 ans d’appartenance au Mess, un cadeau d’au plus 150 $ est remis.
24. Cadeau de mission
24.1. Un cadeau de mission d’au plus 50 $ peut être offert à un membre du 9 EG détaché en opération et normalement en règle au Mess. L’absence de cotisation pendant le déploiement ne lui fait pas perdre ce droit.
25. Changement de commandant
25.1. Au changement de commandant, des fleurs d’au plus 50 $ sont offertes à chacun des conjoints du commandant sortant et du commandant entrant.
25.2. Le membre ou sa famille signale l’événement à la salle des rapports ou au comité.
Annexe A — Président du comité du Mess
1. Responsabilités
1.1. Rendre compte au commandant de l’administration du Mess.
1.2. Préparer les dossiers du comité, faire exécuter les décisions et rendre compte à l’assemblée.
1.3. Convoquer et présider les assemblées et les réunions du comité. Le vice-président le remplace en son absence.
1.4. Conduire les assemblées conformément à la réf. A, chap. 9-4, tableau 9-4-4.
1.5. Veiller à la consignation des décisions et des votes selon le règlement sur les assemblées et les réunions.
1.6. Signer les procès-verbaux et tenir à jour les statuts après les modifications approuvées.
1.7. Répondre aux questions administratives et veiller au respect des textes du Mess.
1.8. Superviser les membres du comité et le régisseur. Examiner régulièrement les états financiers.
1.9. Veiller à la discipline dans les locaux. En l’absence du président et du vice-président, le membre le plus haut gradé présent veille au maintien de l’ordre.
1.10. Faire confirmer les modalités BNP avant tout nouveau financement ou transfert et préparer la proposition chiffrée destinée aux membres.
1.11. Organiser le suivi des suggestions, plaintes, dommages et remboursements. Soumettre à l’assemblée les questions de sa compétence.
1.12. Faire remettre les présents au membre ou à sa famille par le supérieur immédiat, après le signalement de l’événement.
Annexe B — Vice-président du comité du Mess
1. Responsabilités
1.1. Rendre compte au président.
1.2. Assister le président et le remplacer en son absence.
1.3. Accomplir les tâches confiées par le président.
1.4. Tenir à jour l’inventaire des meubles et équipements, en distinguant le Club Chimo et le Mess Combiné.
1.5. Documenter la provenance, les propriétaires, les conditions des dons et des prêts, ainsi que les coûts d’entretien. Faire vérifier les approbations et la couverture d’assurance.
Annexe C — Secrétaire
1. Responsabilités
1.1. Rendre compte au président.
1.2. Préparer les ordres du jour et transmettre les convocations et documents dans les délais. Organiser les validations et autorisations d’affichage avant diffusion.
1.3. Vérifier et consigner le quorum des assemblées générales à l’ouverture et lorsqu’une perte est signalée. Organiser une nouvelle convocation après annulation.
1.4. Consigner les motions, amendements, votes et comptes rendus. Pour le comité, distinguer décisions, recommandations, responsables et échéances.
1.5. Signer les procès-verbaux et remettre une copie signée au service de comptabilité.
1.6. Communiquer les avis, décisions, documents et mises à jour aux membres. Tenir les copies dans les locaux et fournir un accès à chaque nouveau membre.
1.7. Tenir les registres, la correspondance, les coordonnées des membres et la liste d’attente des membres associés. Protéger les renseignements personnels et préparer les versions consultables.
1.8. Classer et archiver les dossiers. Assurer les sauvegardes, les essais de restauration, les accès du suppléant et la relève.
Annexe D — Trésorier
1. Responsabilités
1.1. Tenir la liste des membres par catégorie et suivre les cotisations. Distinguer la liste des personnes ayant droit de vote du dénombrement servant au quorum selon le paragraphe 9.2 des statuts et le paragraphe 9.3 des statuts.
1.2. Transmettre au responsable des biens non publics les recommandations de dépenses du Mess. Exercer les pouvoirs financiers délégués, s’il y a lieu, dans leurs limites et selon les directives en vigueur.
1.3. Présenter le rapport financier à chaque assemblée, en distinguant les fonds. Conserver les pièces et les approbations.
1.4. Faire assurer la tenue des livres par une tierce personne; ne pas l’effectuer soi-même.
1.5. Gérer le fonds du président avec celui-ci.
1.6. Préparer et transmettre les demandes de virement électronique de fonds par l’entremise des SBMFC. Assurer le suivi des pièces justificatives des achats par carte de crédit, selon les directives des SBMFC.
Annexe E — Responsable des activités
1. Responsabilités
1.1. Un seul responsable des activités est nommé pour le Club Chimo et le Mess Combiné. Il rend compte au président.
1.2. Planifier le programme des activités et préparer le budget de décembre. Coordonner le calendrier avec l’unité et les autres occupants du manège.
1.3. Recevoir les propositions d’activités et les transmettre pour approbation.
1.4. Confier l’organisation des activités et en suivre le déroulement. Veiller au respect du programme et du budget.
1.5. Contrôler les recettes et leur remise rapide.
1.6. Faire connaître les activités aux membres.
1.7. Accomplir les tâches confiées par le président.
Annexe F — Régisseur
1. Responsabilités
1.1. Rendre compte au président.
1.2. Superviser et former le personnel du bar. Appuyer les refus de service et organiser l’aide nécessaire en cas d’incident.
1.3. Commander, recevoir et sécuriser les marchandises et fournitures.
1.4. Vérifier les conditions d’ouverture : personnel, hygiène, stocks, prix et autorisations. Assurer le suivi des écarts signalés à la fermeture.
1.5. Recevoir les demandes de réservation et les transmettre au président pour présentation au commandant.
1.6. Transmettre les pièces justificatives des commandes au trésorier.
1.7. Contrôler les équipements de jeu ou en confier la garde à une personne désignée.
1.8. Accomplir les tâches confiées par le président.
Annexe G — Serveur
1. Responsabilités
1.1. Travailler sous la supervision du régisseur.
1.2. Contrôler l’âge en cas de doute, surveiller les signes d’ébriété et appliquer les refus de service. Informer le responsable de service.
1.3. Proposer de l’eau, une boisson sans alcool ou une aide au retour sécuritaire au besoin.
1.4. Suspendre le service en cas de danger. Fermer le bar et appeler les services compétents selon la situation. Signaler les incidents au capitaine-adjudant et en consigner les faits.
1.5. Nettoyer les verres, contenants, comptoirs et équipements. Entretenir les chopes et l’argenterie.
1.6. Remplir les réfrigérateurs et présenter les articles en vente.
1.7. Vérifier la propreté des salles et signaler les bris, disparitions et écarts au régisseur.
1.8. À la fermeture, cesser les ventes, sécuriser les boissons et la caisse, nettoyer le matériel, fermer les fenêtres, éteindre les lumières et verrouiller les accès.
1.9. Lors d’une réception sans représentant membre ordinaire en règle, exercer l’autorité sur place.
1.10. Encaisser les ventes en espèces ou par carte de débit ou de crédit, selon les directives des SBMFC.