Règlement 6 — Finances

Version 0.11 du 29 octobre 2026 — Projet à adopter et à approuver.

1. Délégations financières

1.1. Les pouvoirs financiers sont exercés conformément à la réf. C, para. 8.1. Sans délégation valide, les dépenses sont recommandées au responsable des biens non publics (BNP).

2. Rapport financier

2.1. Un rapport financier sommaire est présenté à chaque assemblée générale.

3. Personnel du bar et fournisseurs

3.1. Les fonctions de serveur et de régisseur sont bénévoles, sauf lorsqu’elles sont exercées dans le cadre d’un emploi auprès des SBMFC, selon leurs directives et le budget approuvé. L’achat d’autres services auprès d’un fournisseur suit la réf. E, para. 19, la réf. E, para. 20 et la réf. E, para. 42 et la réf. D, chap. 32, para. 1 à 4. Les pouvoirs financiers restent limités aux délégations valides.

4. Cotisations

4.1. Les cotisations sont établies selon la réf. A, chap. 9-4, para. 47. L’année financière locale va du 1er avril au 31 mars suivant.

4.2. Les taux sont votés à la dernière assemblée de l’année financière, normalement en mars, puis soumis à l’approbation prévue au paragraphe 9.4 des statuts. Tout changement de taux exige un vote de l’assemblée. Les taux approuvés sont communiqués aux membres.

4.3. La perception suit les modalités autorisées par les SBMFC. Les réservistes peuvent utiliser la délégation de solde, selon les modalités applicables. Un reçu est remis pour tout paiement direct.

4.4. Les changements d’unité, services temporaires, affectations, déploiements et congés sans solde suivent la réf. A, chap. 9-1, para. 24 à 28 et la réf. A, chap. 9-1, tableau 9-1-2.

4.5. Le trésorier transmet les justificatifs au service de comptabilité pour régulariser les cotisations et rembourser tout trop-perçu, par les moyens autorisés par les SBMFC.

5. Prix, paiements et consommations offertes

5.1. Tout changement de prix des consommations exige, avant son entrée en vigueur, l’approbation de l’assemblée et/ou du commandant.

5.2. Les paiements sont demandés par virement électronique de fonds, par l’entremise des SBMFC. Une carte de crédit autorisée peut servir aux achats courants. Ces opérations respectent les directives des SBMFC.

5.3. Les consommations offertes suivent la réf. A, chap. 9-2, para. 15 à 18 et la réf. A, chap. 9-4, para. 61. Pour les boissons sans alcool, le président ou le commandant peut offrir une consommation par membre présent, dans le plafond annuel approuvé.

6. Exécution du budget des activités

6.1. Le programme d’activités et son budget sont soumis aux approbations requises. Leur exécution respecte les fonds disponibles et les délégations financières valides. Le comité coordonne le calendrier.

7. Radiation des pertes et dommages

7.1. Le commandant peut autoriser la radiation d’une perte ou d’un dommage aux biens non publics dans les circonstances et limites prévues par la réf. D.

8. Répartition des revenus et dépenses

8.1. Les revenus et dépenses sont répartis selon le pourcentage des ventes des utilisateurs. Les frais d’exploitation ont priorité sur les activités sociales.

9. Petits achats

9.1. Dans le budget approuvé et selon les délégations financières valides, le président peut engager jusqu’à 100 $ par mois pour de petits achats. Ces dépenses sont présentées à la prochaine assemblée pour contrôle et suivi.

10. Fonds du président

10.1. Le fonds du président sert à l’embellissement du Mess et au bien-être des membres. Le président et le trésorier en assurent le suivi dans le budget approuvé. L’autorisation des dépenses relève des délégations financières valides; elle ne découle pas du seul titre de président ou de trésorier. Les dépenses sont présentées à la prochaine assemblée générale.

11. Distinction avec le fonds d’unité

11.1. Le fonds d’unité relève d’une constitution distincte. Les présents statuts et règlements ne régissent pas son administration. Les cotisations et les biens du Mess ne deviennent pas ceux du fonds d’unité par simple changement de désignation. Toute opération concernant les biens du Mess respecte la propriété et la destination des biens non publics (BNP), les règles financières et les approbations requises.

12. Suivi et financement du fonds cadeau

12.1. Le fonds cadeau est suivi séparément des autres opérations du Mess. Ce suivi ne crée ni personnalité juridique ni compte bancaire autonome. Avant toute nouvelle modalité de financement ou tout transfert concernant le Mess ou le fonds cadeau, une confirmation écrite des autorités BNP précise :

12.2. la qualification des fonds;

12.3. les sources admissibles;

12.4. leur destination;

12.5. les approbations requises.

12.6. Une proposition chiffrée est ensuite soumise aux membres, avec les comptes ou suivis concernés.

13. Approbation des prestations et opérations

13.1. Les changements aux prestations sont votés par les membres. Les opérations financières exigent les approbations du commandant et des autorités financières compétentes. Le présent règlement n’autorise à lui seul aucun nouveau prélèvement ni transfert entre fonds. Les prestations restent soumises aux règles BNP applicables.

14. Rapports et tenue des livres

14.1. Le rapport de chaque fonds administré par le Mess indique les soldes d’ouverture et de clôture, les revenus, les dépenses et les engagements. Chaque opération précise sa source, son objet, son bénéficiaire, sa pièce justificative et ses autorisations. La tenue des livres est confiée à une tierce personne.

15. Location du Mess Combiné

15.1. Les membres associés, honoraires et honoraires à vie peuvent réserver le Mess Combiné sans frais de location. Les frais de service du bar restent payables.

16. Frais d’utilisation

16.1. Les frais d’utilisation sont établis par le comité et inscrits au contrat.

16.2. Pour une activité d’un membre, ils correspondent aux frais réels, notamment de service et de nettoyage. Les profits du bar servent à les couvrir. Le membre paie le solde.

16.3. Pour une activité d’un non-membre, ils couvrent tous les frais et un montant raisonnable d’amortissement des biens, conformément à la loi sur les prestations de service.

17. Calendrier et budget des activités

17.1. Un budget des activités est soumis en décembre pour coordonner le calendrier avec les exercices du 9 EG et les autres occupants du manège.

18. Noël des enfants

18.1. Le calendrier prévoit un Noël des enfants annuel pour souligner le soutien des familles. Son financement est limité à 150 $.

19. Décès

19.1. Des fleurs ou un autre présent d’au plus 50 $ sont envoyés au salon funéraire au décès du conjoint, d’un enfant ou d’un parent d’un membre. Au décès d’un membre ordinaire ou associé, ce montant peut être doublé.

20. Naissance

20.1. Des fleurs ou un cadeau d’au plus 75 $ sont envoyés à l’hôpital ou au domicile à la naissance d’un enfant d’un membre. Le montant est doublé si les deux parents sont membres.

21. Hospitalisation

21.1. Des fleurs ou un cadeau d’au plus 50 $ sont envoyés à l’hôpital ou au domicile d’un membre ordinaire ou associé après une hospitalisation et une convalescence d’au moins 48 heures.

22. Cadeaux d’appartenance

22.1. Après plus d’un an au Mess : un t-shirt de l’unité d’au plus 30 $.

22.2. Après plus de trois ans : une chope d’au plus 75 $, gravure comprise.

22.3. Après la réussite du cours de métier : une pièce de l’unité d’au plus 25 $.

23. Cadeau de départ

23.1. Au départ du commandant, du sergent-major de l’escadron, du lieutenant-colonel honoraire ou d’un membre ayant plus de 12 ans d’appartenance au Mess, un cadeau d’au plus 150 $ est remis.

24. Cadeau de mission

24.1. Un cadeau de mission d’au plus 50 $ peut être offert à un membre du 9 EG détaché en opération et normalement en règle au Mess. L’absence de cotisation pendant le déploiement ne lui fait pas perdre ce droit.

25. Changement de commandant

25.1. Au changement de commandant, des fleurs d’au plus 50 $ sont offertes à chacun des conjoints du commandant sortant et du commandant entrant.

25.2. Le membre ou sa famille signale l’événement à la salle des rapports ou au comité.